Меню Закрыть

Условия предоставления внутренних услуг

В этом документе описана ответственность, которую несут обслуживающие подразделения перед своими внутренними заказчиками. В нем приведены  следующие характеристики услуг: состав, объем, срок предоставления, гарантийные обязательства и штрафы за ненадлежащее оказание услуг.

ЦФУ «Отдел кадров»

1. Общие положения

1.1 Отдел кадров (ОК) имеет право:

  • проводить аудиторскую проверку правильности ведения кадрового учета и делопроизводства в территориальных офисах компании;
  • осуществлять экспертную оценку и рецензирование рекламных текстов в средствах массовой информации, подаваемых подразделениями Корпорации и касающихся набора персонала;
  • проводить рабочие беседы и встречи с сотрудниками Корпорации.

2. Услуга «Рекрутмент» (№1.1 в Тарифной сетке).

2.1 Услуга считается оказанной, если:

  • Заказчику представлены кандидатуры, удовлетворяющие необходимым требованиям;
  • Среди представленных кандидатур имеется до 5 кандидатур (включительно), на которые Заказчик не представил Исполнителю письменный обоснованный отказ.

2.2 Исполнитель обязуется:

  • Проводить собеседование и тестирование соискателей на вакансии, объявленные Заказчиком, с последующим предоставлением его итогов.
  • Предоставить Заказчику для предварительного ознакомления резюме специалистов.
  • На каждую вакансию предоставить не менее 3, но не более 5 кандидатур, соответствующих требованиям Заказчика, в течение 30 календарных дней со дня подачи Заказчиком заявки
  • Провести собеседование и составить заключение по кандидату (в случае подбора специалиста силами Заказчика) – см. п.4.
  • В случае неисполнения работ в течение 40 календарных дней со дня подачи Заказчиком заявки по вине исполнителя, стоимость услуги уменьшается на 5% за каждые следующие 10 календарных дней.
  • В случае увольнения специалиста в течение 3 месяцев по причинам, не зависящим от Заказчика, произвести бесплатно его разовую замену на равноценного специалиста в течение 10 рабочих дней после письменного уведомления Исполнителя.
  • Оказывать Заказчику, по мере необходимости, консультации по вопросам приема на работу, оформления трудовых отношений.

2.3 Заказчик обязуется:

  • Представить необходимую для выполнения работы по подбору специалистов информацию в письменном виде (согласно утвержденной заявке на подбор специалистов). Непредставление заявки или представление ее в ненадлежащем виде влечет отсутствие работы по поиску соискателя.
  • В течение 3 дней после предоставления кандидатур в письменной форме уведомить Исполнителя о своем согласии или представить обоснованныйотказ в приеме на работу по каждому из представленных Исполнителем кандидатов.
  • В случае отсутствия ясных и обоснованных претензий оплатить по дополнительному тарифу продолжение поиска соискателей. Каждый представленный дополнительно кандидат оценивается в 5% от фактического основного оклада на данную должность (не менее 10 у.е.).

2.4 Дополнительные условия:

  • Расчеты за услугу производятся по истечении трех месяцев со дня выхода сотрудника на работу.
  • В случаях, когда стоимость услуги составляет менее 300 у.е. (включительно) ОК может по согласованию с Заказчиком увеличить стоимость услуги на расходы по публикации рекламных объявлений в прессе или увеличить сроки поиска соискателя.
  • В случае заниженной величины денежного вознаграждения Заказчиком, исполнитель вправе обосновать причину повышения стоимости услуги в письменной или устной форме и/или отказаться от исполнения услуги.
  • Заказчик вправе требовать от ОК представления информации о ходе процесса рекрутинга в течение периода поиска соискателя.
  • В случаях совмещения сотрудником должностных позиций, когда его фактическое вознаграждение суммируется из нескольких величин, то за основу для расчета стоимости услуги берется суммарный фактический оклад.

3. Услуга «Анализ функциональной позиции» (№1.2 в Тарифной сетке). Услуга не является обязательной.

3.1 ОК предоставляет по заявке руководителей подразделений информацию о рыночных данных по функциональной позиции и/или характеристике конкретного сотрудника, занимающего данную позицию:

      • уровень вознаграждения, существующий на рынке;
      • наличие или дефицит необходимых специалистов на рынке труда;
      • другую информацию.

3.2 Информация предоставляется в виде отчета (не менее 0,5 страниц печатного текста).

3.3 Стоимость услуги составляет не менее 10 долл., а в отдельных случаях, требующих глубокого мониторинга рынка и анализа большого объема информации, стоимость услуги носит договорной характер.

4. Услуга «Составление заключения по кандидату» (№1.3 в Тарифной сетке).

4.1 В случае, если кандидатура подобрана (рекомендована) сотрудниками других подразделений любого уровня (или поиск осуществлен без привлечения специалистов ОК), то данная кандидатура в обязательном порядке направляется в ОК на собеседование как минимум за 1 рабочий день до даты назначения (выхода на работу). В этом случае ОК осуществляет подготовку заключения (совместно со Службой безопасности) о целесообразности приема на работу данного кандидата.

4.2 В случае если Заявка на подбор соискателя поступила в службу персонала другого ЦФУ, кроме ОК, обязательными для согласования и собеседования в ОК являются кандидатуры на следующие должности: начальник управления, заместитель начальника управления, директор бизнес-центра, заместитель директора бизнес – центра, директора отделения или постоянно действующего представительства.

4.3 Перевод сотрудника Корпорации с одной должности на другую в пределах одного ЦФУ не требует обязательного согласования с ОК (за исключением должностей, указанных в п.4.2).

4.4 ОК представляет заключение в виде письменного отчета не менее 0,5 стр. машинописного текста.

4.5 В случае отрицательного заключения, тариф по услуге взимается только тогда, когда кандидат принимается на работу. При положительном заключении тариф по услуге взимается в любом случае.

4.6 Заключение по кандидату представляется вместе с анкетой непосредственному руководителю предполагаемого соискателя.

4.7 При необходимости замены специалиста, имеющего положительное заключение ОК, в течение испытательного срока, заказчик может (а) обратиться к услуге ОК «Рекрутмент» или (б) представить новую кандидатуру для получения заключения. Стоимость заключения по заменяемому специалисту идет в зачет (а) оплаты услуги «Рекрутмент» или (б) стоимости нового заключения.

4.8 Услуга тарифицируется в том же месяце, в котором была оказана.

4.9 В случае выявления фактов непредставления кандидата для подготовки заключения (минимум за 1 день до даты назначения или начала работы), на соответствующее подразделение налагается штраф в размере 50% фактического денежного вознаграждения сотрудника.

5. Услуга «Школа I» — Адаптационный курс (№2.1 в Тарифной сетке). Услуга является частью адаптационного процесса. Обучение является обязательным для всех сотрудников, приступивших к работе в компании.

5.1 Каждый новый сотрудник, за исключением экологов, операторов множественной техники, курьеров, буфетчиков, уборщиков территории, персональных водителей, должен пройти обучение в Школе I в соответствии с действующей Программой в течение первого месяца работы в компании. Направление на обучение экологов, курьеров, операторов множественной техники, буфетчиков, уборщиков территории, персональных водителей осуществляется по решению руководителя БЦ (Отделения) или директора департамента.

5.2 Программа обучения может быть изменена только при согласовании с руководителями управлений.

5.3 Курс обязателен для прохождения в ОК.

5.4 Заказчик обязуется:

      • Предоставлять по запросу исполнителя достоверные списки сотрудников, фактически поступивших на работу.
      • Не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала курса предоставить в ОК утвержденные списки сотрудников, направленных на обучение. Списки утверждаются Руководителем сети Отделений (Бизнес-центра, Управления).
      • Оплатить обучение не позднее, чем за 1 рабочий день до начала курса в полном объеме.

5.5 Дополнительные условия:

      • В случае если до прихода в сотрудник уже имел опыт работы в соответствующем бизнесе на аналогичной должности не менее 6 месяцев, то он освобождается от лекций о соответствующем рынке и обязан прослушать только 50% курса, касающегося знаний о компании. Оплата в этом случае составляет 50% от указанной в тарифной сетке.
      • В случае если при зачислении в сотрудник предъявляет сертификат о прохождении в ОК курса «Основы торговой деятельности» (10 ак.ч.), то он освобождается от всех лекций Адаптационного курса за исключением лекции «Структурное устройство Корпорации», которую слушает бесплатно. В случае, если такой сотрудник не прослушал в течение 60 дней с даты начала работы лекцию, то на данное ЦФУ налагается штраф в размере стоимости адаптационного курса (20 у.е.). По истечении 3 месяцев после даты начала работы, ЦФУ-заказчик оплачивает 50 у.е. (компенсация затрат по услуге «рекрутмент»)
      • В случае крайней необходимости, ОК может проводить лекцию «Структурное устройство Корпорации» на территории БЦ, но не более 1 раза в квартал. В этом случае тариф за услугу увеличивается в 2 раза (10 у.е. за лекцию), но не может составлять менее 50 у.е..
      • При выявлении фактов не прохождения обучения в Школе I в течение 60 дней со дня начала фактической работы, соответствующее подразделение облагается штрафом в размере 300 у.е. за каждого необученного сотрудника с последующим обязательным прохождением данного курса, тарифицируемого согласно общим правилам.

6. Услуга «Школа II» (№2.2 в Тарифной сетке). Обучение является обязательным для сотрудников бизнес-подразделений в течение 6 месяцев с даты начала их работы в компании.

6.1 Каждый новый сотрудник Корпорации, функциональные обязанности которого включают продажу услуг (товаров) клиентам (относящийся к бизнес-подразделениям), должен пройти обучение в Школе II в соответствии с действующей Программой.

6.2 Программа обучения может быть изменена только при согласовании с руководителями департаментов, сотрудники которых проходят обучение.

6.3 Курс обязателен для прохождения именно в ОК.

Заказчик обязуется:

6.4 Не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала курса предоставить в ОК утвержденные списки сотрудников, направленных на обучение. Списки утверждаются руководителем сети Отделений (Бизнес-центра, Управления).

6.5 Оплатить обучение не позднее, чем за 1 рабочий день до начала курса в полном объеме.

Дополнительные условия:

6.6 Сотрудники бизнес-подразделений, которые имеют стаж работы в других конкурирующих компаниях на аналогичных должностях не менее 1 года, могут быть либо освобождены от Школы II, либо могут пройти обучение по сокращенной программе, определенной непосредственным руководителем. Тарификация в последнем случае носит договорной характер.

6.7 ОК имеет право запрашивать списки поступивших на работу с указанием дат.

6.8 В случае выявления фактов не прохождения обучения в Школе I в течение 6 месяцев с даты начала фактической работы, соответствующее подразделение облагается штрафом в размере 300 долл. за каждого необученного сотрудника.

7. Услуга «Тренинг по специальности» «Эффективные продажи» (№2.3 в Тарифной сетке). Услуга обязательна для сотрудников, работающих до 12 месяцев в компании: диспетчеров, секретарей, менеджеров по продажам БИЗНЕСА 1 и БИЗНЕСА 2 (как на объектах, так и в офисе).

7.1 Каждый сотрудник, деятельность которого связана с продажей услуг (товаров), консультированием клиентов, обязан пройти 8-ми часовой тренинг «Эффективные продажи» в течение 12 месяцев работы в компании.

7.2 Программы тренингов могут быть изменены только при согласовании с руководителями департаментов, сотрудники которых проходят обучение.

7.3 Дополнительные условия:

7.4 В случае выявления фактов не прохождения обучения в течение 12 месяцев с даты начала фактической работы, соответствующее подразделение облагается штрафом в размере 300 у.е. за каждого необученного сотрудника.

7.5 Курс может быть пройден как в ОК, так и в сторонней организации по идентичной программе.

7.6 В случае если до прихода в Корпорацию сотрудник уже проходил тренинг «Эффективные продажи», то он: а) должен предъявить свидетельство о его прохождении и б) должен пройти бесплатное тестирование в ОК, на основании результатов которого ОК делает заключение и рекомендации о целесообразности его повторного прохождения. Такому сотруднику может быть рекомендован тренинг по сокращенной программе «Эффективные продажи в торговом бизнесе».

Заказчик обязуется:

7.1 В случае прохождения в сторонней организации, представить в ОК свидетельство о прохождении тренинга в срок, не позднее, чем 5 рабочих дней после обучения.

7.1 В случае прохождения в ОК, в срок, не позднее, чем 5 рабочих дней до начала тренинга, представить в ОК утвержденную руководителем сети Отделений (БЦ, Управления, Департамента) заявку и оплатить обучение в полном объеме в срок, не позднее, чем за 1 рабочий день.

8. Услуга «Общекорпоративный семинар» (№ 2.4 в Тарифной сетке).

8.1 ОК-исполнитель за один квартал планирует проведение общекорпоративных семинаров, а именно: выявляет потребности ЦФУ по теме и форме проведения семинара;

8.2 Бюджет расходов на семинар может состоять из двух разделов: расходы на обучение и расходы по внутрикорпоративному PR.

8.3 Расходы по внутрикорпоративному PR компенсируются из налога на Торговую марку отдельно от платы за организацию «Общекорпоративного семинара».

8.4 Стоимость участия одного сотрудника в семинаре, включая вознаграждение ОК, утверждается Генеральным директором.

8.5 Количество сотрудников, участвующих в семинаре от каждого департамента, определяется руководителем Департамента. Список топ-менеджеров определяется Генеральным директором.

Подразделения-заказчики обязуются не позднее, чем за 1 неделю до начала следующего квартала представить предложения по теме, форме проведения и желаемому бюджету мероприятия. Окончательная тема, форма проведения, схема финансирования и другие условия утверждаются Генеральным директором.

9. Услуга «Проведение тренинговых мероприятий» (№2.5 в Тарифной сетке).

9.1 Стандартная продолжительность тренинга составляет 8 (Восемь) часов. В случае необходимости уменьшения или увеличения времени тренинга стоимость услуги оговаривается отдельно между заказчиком и ОК.

9.2 Перечень работ исполнителя:

  • Проведение диагностики: для определения направленности тренинга (зависит от набора используемых методик); диагностика эффективности тренинга
  • Подготовка материалов тренинга: составление теоретической программы; подбор и подготовка материалов; подбор и разработка специальных упражнений; адаптация материалов к специфике компании.
  • Подготовка методического материала (учебные карты, рабочая тетрадь)
  • Проведение тренинга.

9.3 В случае подготовки тренинга без участия сотрудников ОК силами других специалистов компании, получение положительной рецензии на методику тренинга в ОК является обязательным условием его проведения. За выявление фактов проведения тренингов подразделениями компании, программа которых не согласована с ОК, налагается штраф в размере 1000 у.е..

10. Услуга «Подготовка методических пособий» (№2.6 в Тарифной сетке).

10.1 Стандартный объем одного методического пособия составляет 100 (Сто) печатных страниц (без практикума).

10.2 В случае необходимости подготовки методического пособия по нестандартной (не разрабатывавшейся ранее) тематике, тариф определяется исходя из специфики заказа.

10.3 В случае подготовки методических пособий без участия сотрудников ОК, получение положительной рецензии на пособия в ОК является обязательным условием их использования в работе.

11. Услуга «Рецензирование» (№2.7 в Тарифной сетке).

11.1 Рецензирование осуществляется в отношении методик проведения тренинговых мероприятий и методических пособий, подготовленных без участия ОК. Это касается как методик, созданных специалистами компании, так и специалистами других компаний.

11.2 Базой для исчисления стоимости данной услуги является стоимость проведения тренинговых мероприятий или подготовки методических пособий силами ОК соответственно.

11.3 Услуга «Рецензирование» на методики специалистов нашей компании является обязательной, на методики специалистов других компаний – не обязательной, но желательной. В случае выявления фактов проведения сотрудниками компании тренингов, методика которых не согласована с ОК, на соответствующее подразделение налагается штраф в размере 1000 у.е..

12. Услуга «Интранет» (№4.1 в Тарифной сетке). Исполнитель обязуется:

12.1 Своевременно размещать согласованные с руководителем документы, объявления, необходимые для совместного использования, представленные любым сотрудником компании.

12.2 Изменять структуру разделов (создавать, переименовывать, удалять разделы, подразделы, «обсуждения» системы) подразделений в соответствии с требованиями Заказчика.

12.3 Создавать, корректировать списки рассылки для подключения к разделам системы всех подразделений компании, по мере необходимости.

12.4 Обновлять информацию в глобальной адресной книге о сотрудниках центрального офиса.

12.5 Оказывать Заказчику по мере необходимости консультации по вопросам размещения, редактирования и поиска информации.

12.6 Назначать роль «редактора» раздела для сотрудников, являющихся постоянными инициаторами размещения информации в системе.

12.7 Разрабатывать правила размещения информации в системе и осуществлять контроль за исполнением этих правил редакторами ( п. 13.1.6.)

12.8 Осуществлять контроль над лицами, ответственными за внесение информации в глобальную адресную книгу.

Заказчик обязуется:

12.9 Предоставить и согласовать информацию в соответствии с правилами, изложенными в разделе » 6. Руководство по системе» системы интранет.

12.10 Назначить лиц, ответственных за внесение информации в глобальную адресную книгу о сотрудниках, не относящихся к структуре ЦО.

13. Услуга: «Кадровый документооборот «А»» (№3.1. в Тарифной сетке)

Исполнитель обязуется:

13.1 в течение 3-х дней с момента поступления заявки от руководителей (инициаторов) на внесение изменения в организационную структуру подготовить соответствующую заявку и направить ее на согласование в соответствии с Регламентом изменения организационной структуры.

13.2 отслеживать сроки визирования заявки для своевременного внесения изменений в штатное расписание.

13.3 своевременно инициировать заявки о прохождении испытательного срока и включении в штат юридического лица сотрудников и ознакомить сотрудников в течение 1 дня с момента окончания согласования заявки.

Заказчик обязуется:

13.4 информировать Исполнителя об изменениях в штатном расписании «А» текущем месяце не позднее 25 числа текущего месяца (это связано с подготовкой ведомости по зарплате Экономическим департаментом).

Дополнительные условия:

13.5 При расчете стоимости услуги за основу берется фактическая численность сотрудников ЦФУ по состоянию на 25 число отчетного месяца. Изменения, происходящие после 25 числа в течение этого же месяца, учитываются в отчете за следующий месяц.

14. Услуга: «Кадровый документооборот «Б»» (№3.2 в Тарифной сетке)

Исполнитель обязуется:

14.1 формировать и вести личное дело сотрудника.

14.2 своевременно предоставлять личные данные сотрудников в бухгалтерию для отчислений в социальные фонды (ФСС, пенсионный фонд, налоговые органы и т.п.)

14.3 вести трудовые книжки сотрудников

14.4 оформить новую трудовую книжку, если не она заводилась

14.5 оформить вкладыш к трудовой книжке (при необходимости)

14.6 выдавать по запросу сотрудника:

  • заверенные копии трудовых книжек;
  • заверенные заявления на выдачу загранпаспорта;
  • выписки из трудовой книжки;
  • выписки из приказов;
  • справки (как по штату «Б», так и по штату «А»).

14.7 оформлять отпуска сотрудников

14.8 оформлять выплаты пособий

14.9 вести штатное расписание

14.10 своевременно изменять должностные оклады

14.11 своевременно заключать различные договоры с сотрудниками (трудовые, о полной материальной индивидуальной ответственности);

14.12 ежемесячно предоставлять штатное расписание с внесенными изменениями специалистам по кадровому делопроизводству БИЗНЕСУ 1 и БИЗНЕСУ 2, HR-менеджерам в электронном виде.

14.13 готовить и утверждать выписки из штатного расписания по отделениям и передавать их на хранение руководителю Отделения (БЦ).

Заказчик обязуется:

14.14 своевременно предоставлять информацию исполнителю об изменениях в штате «Б», передавать первичную документацию на сотрудника для формирования его личного дела, содействовать исполнителю при заполнении трудовых договоров и при организации процедуры ознакомления сотрудника с кадровыми документами (приказами);

14.15 обеспечить хранение на территории Отделения документов, необходимых для корректного ведения штатного расписания.

Дополнительные условия:

14.16 В случае несвоевременного представления информации и невозможность оформить изменения в штате «Б» «задним числом», на соответствующее подразделение налагается штраф в размере 50 у.е. на каждого сотрудника, по которому была некорректно или несвоевременно передана информация.

14.17 Все справки, подтверждающие факт работы в компании, как по штатным, так и по нештатным сотрудникам выдает только ОК по запросу в течение 3-х рабочих дней. В случае выявления фактов выдачи справок другими подразделениями компании, на них налагается штраф в размере 100 у.е. за каждую выданную без санкции ОК справку.

14.18 При расчете стоимости услуги за основу берется численность сотрудников ЦФУ, состоящих в штате всех юридических лиц (семейство компании) по состоянию на 25 число отчетного месяца. Изменения, происходящие после 25 числа в течение этого же месяца, учитываются в отчете за следующий месяц.

Штрафные санкции не отменяют обязательности выполнения требований, сформулированных в Условиях предоставления внутренних услуг. Последующие услуги оказываются по действующим тарифам.

15. Дополнительные условия по аудиторской проверке.

15.1 Аудиторская проверка правильности ведения кадрового учета и делопроизводства в территориальных офисах включает:

  • проверку ведения личных дел;
  • проверку наличия документов, касающихся штата «Б» на территории офиса (выписки из штатного расписания, ксерокопий трудовых книжек, копий трудовых договоров);
  • проверка корректности учета сотрудников (в т.ч. в электронном виде);
  • проверка корректности заключения договоров подряда и документов, связанных с ними (доверенностей);
  • проверка других аспектов, связанных с кадровым документооборотом и делопроизводством.

15.2 Аудиторская проверка проводится в присутствии представителя территориального офиса.

15.3 Продолжительность проверки – не может превышать двух рабочих дней.

15.4 ОК обязан проинформировать Руководителя проверяемого подразделения о сроках проверки за 3 рабочих дня.

15.5 ОК имеет право:

      • Проводить один раз в квартал плановую аудиторскую проверку состояния дел и правильности ведения кадрового учёта и делопроизводства в бизнес-центрах и сети отделений.
      • По результатам аудиторской проверки представить отчет в двух экземплярах за подписью директора ЦФУ-исполнителя.
      • В случае выявленных в ходе проверки замечаний, составляется Акт с констатацией фактов нарушений или не соответствий в ведении кадрового делопроизводства в двух экземплярах с указанием сроков для устранения недостатков.

15.6 Проверяемый ЦФУ обязуется:

Предоставить возможность для проведения аудиторской проверки сотруднику ОК.

Соблюдать сроки для устранения отмеченных недостатков, оговоренные в Акте.

15.7 В случае препятствия проведению аудиторской проверки со стороны Руководства подразделения, производится безакцептное списание штрафа в размере 100 у.е. для БЦ, 70 у.е. для Отделения.

15.8 В случае несоблюдения сроков устранения замечаний по результатам проверки, с Заказчика взимаются штрафные санкции. Размер штрафов оговаривается в Акте, но не менее 50 у.е.

16. Дополнительные условия по экспертной оценке и рецензирование рекламных текстов для печатных СМИ (контроль со стороны ОК за соблюдением подразделениями компании требований при подаче рекламных объявлений о наличии вакансии в СМИ).

16.1 ОК имеет право:

  • Осуществлять рецензирование текстов для рекламных объявлений в печатные СМИ по подбору персонала.
  • Информировать HR-менеджеров о новых источниках привлечения персонала.
  • Предоставлять информацию о тарифах на услуги по размещению рекламных объявлений в печатных СМИ.
  • Проводить экспертную оценку текстов рекламных объявлений по подбору персонала на соответствие их кадровой политики компании в части формирования единого имиджа работодателя.
  • Координировать работу по составлению, утверждению и согласованию общего медиа-плана по вакансиям корпорации.

16.2 Проверяемый ЦФУ обязуется:

  • Предоставить возможность для рецензирования текстов рекламных объявлений на подбор персонала сотруднику ОК.
  • Принимать к сведению замечания и обеспечивать все меры для устранения отмеченных недостатков.
  • Предоставлять утвержденный руководителем департамента медиа-план по размещению информации о вакансиях в различных СМИ не позднее, чем за 5 рабочих дней до начала следующего квартала.
  • В течение квартала информировать об изменениях в медиа-плане.

16.3 Дополнительные условия:

  • В случаях препятствия проведению работ по оценке и рецензированию рекламных объявлений, а также невыполнения требований ОК в части размещения объявлений о вакансиях, к Заказчику применяются штрафные санкции в размере 100% от стоимости услуг на размещение публикации в печатных СМИ.

Переход к следующему документу: